מה בין הגדלת המכירות והרווחים להגדרת מערכת מידע התפורה במיוחד לעסק?
מאת: ערן רון

ההחלטה על הזמנת מערכת מידע התפורה במיוחד ללקוח נובעת לרוב מהעדר פתרון מתאים בתוכנת מדף או עקב נוהלי עבודה ודרישות המתאימות ספציפית לעסק מסוים. רכישת תוכנה שתכתב במיוחד לבית העסק יקרה בהרבה מתוכנת מדף המתוכננת בדרך כלל להתאמה לצרכים שכיחים של בתי עסק רבים. לעיתים נדירות יסכים בית התוכנה שכתב את תוכנת המדף לבצע התאמות ספציפיות.

אם הנך עומד לפני רכישת תוכנה תפורה עבור הארגון שלך הרי שמעורבת בכך הוצאה גדולה. רצוי שתיקח בחשבון מספר נקודות הקשורות בהגדרת מערכת המידע לטובת הגדלת המכירות והרווחים.

בכל פרוייקט של מערכת מידע הנתפרת במיוחד לעסק, הלקוח (מנהל בדרג כלשהוא) מהווה שותף פעיל בהגדרת מערכת המידע (שלב התכנון). לרוב, מנהלים שמים דגש על הצרכים המיידיים שהובילו להחלטה להזמין את המערכת. אם נוצר צורך בניהול מלאי הפריטים שמחזיקה הפירמה אזי סביר שהדרישה לספק התוכנה תתמקד בניהול השוטף של רשימות הפריטים. הלקוח יבקש שתינתן למשתמשים האפשרות להקים פריטים חדשים ולבדוק את רמת המצאי של פריט ניבחר. מנהלים רבים יפספסו בשלב ההגדרות את הפוטנציאל לקבל מידע הרלוונטי למנהלים (ואין הכוונה רק למנהל המחסן או סמנכ"ל לוגיסטיקה / תפעול).

מה יכול מנהל להפיק ממערכת מידע המתאימה לעובדי מחסן? מנהל טוב מקבל החלטות ע"פ כל הפרמטרים הרלוונטיים לביצועי העסק. המלאי רלוונטי מאוד כאשר המידע מוצג בדוחות המתאימים למנהלים. ברור שאין למנהל עניין ברמת המצאי של פריט ספציפי ואין הוא מתכוון להתחיל ולהוסיף פריטי מלאי בעצמו. אולם חשוב לזכור כי ערך המלאי ומחזור המלאי משפיעים על הריווחיות.

בדוגמה שלנו אמליץ להגדיר שמערכת המידע תכלול גם הפקת דוחות מנהלים כדוגמת:

1.	דוח עלות המלאי בזמן נתון. נתון זה רלוונטי מאוד למנהל הכספים שכן מלאי מהווה נכס שוטף ובמקרה שיש צורך דחוף במזומנים יעשה מאמץ למימוש מהיר של מלאי.
2.	דוח מחזור המלאי. דוח זה רלוונטי למנהל התפעול, למנהל השיווק ולמנכ"ל. מחזור המלאי הינו יחס פיננסי האומר כמה פעמים בתקופה מוחלף המלאי שבמחסנים במלאי חדש (כתוצאה ממכירות) ומחושב ע"י חלוקת עלות המכירות בממוצע ערך המלאי. בעזרת דוח זה יכולים המנהלים לדעת את מידת יכולת הפירמה למכור את המלאי שברשותה וכך להחליט אודות מגוון המוצרים שיוצע ללקוחות.

ראינו בדוגמה פשוטה כיצד מערכת מידע המוגדרת לניהול רשימות מחסן מפיקה דוחות שימושיים מאוד למנהלים בתחומי עבודה שונים בפירמה. בעזרת דוחות אלה יתקבלו החלטות שיתרמו גם לשיפור במחזור המכירות וברווחיות.

אזכיר כי יש להקפיד שמערכת מידע תכלול שני סוגי דוחות: דוחות ריכוז וסיכום נתונים למנהלים ודוחות מפורטים לעובדים בדרג הנמוך יותר. הדוחות המפורטים ישמשו את העובדים בעבודתם היומיומית ויחסכו את הזמן לאיתור ידני של מידע בהעדר מערכת ממוחשבת. הדוחות המרוכזים יהיו כלי עזר בקבלת החלטות לדרג הניהולי.